A vállalatok gyakran találják magukat abban a helyzetben, amikor az adattörlés és adattárolás között kell választaniuk. Költségoldalról a minősített törlés egyszeri kiadást jelent, a tárolás nagyságrendekkel nagyobb, évente ismétlődő költséget jelent.
Amikor a vállalati adatvagyonról van szó, akkor a cégek lazán kezelik a dolgokat. Nem törődnek, hogy valóban szükség van az extra terabájtnyi tárhelyre, nem vizsgálják meg, hogy az értékes vállalati adatok foglalnak el olyan sok helyet, vagy az alkalmazottak személyes fotói, a letöltött filmek tárolására fizettünk elő újból az adattárolási szolgáltatásra.
Kritikus, RET és sötét adat
Pedig nagyon kifizetődő lenne alaposan átvizsgálni, hogy pontosan milyen adatokat is tárolunk a vállalat által bérelt tárhelyen. A Veritas által készített elemzés szerint a vállalati adatoknak három típusát különböztetjük meg: üzletileg kritikus adat, redundáns, elavult és triviális adat, illetve sötét adat. Az üzleti szempontból kritikus adatok a napi üzletmenet szempontjából és a vállalati siker biztosításához kellenek, ezeket kiemelten védeni kell, proaktívan menedzseljük őket.
A redundáns, elavult és triviális adat vagyis a RET adat több helyen egyszerre is fellelhető, duplikátumok léteznek belőle. A triviális adatoknak nagyon pici az értéke vagy egyáltalán semmilyen üzleti értéket nem képviselnek számunkra. A RET adatok mennyiségét proaktívan csökkenteni kell, vagyis őket rendszeresen vizsgáljuk őket felül, minősített megoldások vagy szolgáltatók segítségével töröljük.
A harmadik kategóriába tartoznak a sötét vagyis struktúrálatlan adatok, melyek értékét még nem sikerült megállapítani, nem tudjuk, pontosan mit is tartalmaznak, lehet üzletileg kritikus adat is közöttük, ahogy használhatatlan RET adat. Megfelelőség szempontjából ez a kategória nagyon veszélyes, mert olyan információk is megtalálhatók közötte, melyeket nem is lennénk jogosultak kezelni (ha személyes adatok vannak közöttük, a GDPR ezekre is kiterjedhet).
A rossz adatok mennyisége nő
Arányaiban a sötét adatokból van a legtöbb egy vállalaton belül, az adatok több mint felét nem ismerjük (52 százalék), a RET adatok az információk 33 százalékát teszik ki, míg csupán 15 százalékuk pontosan azonosított, strukturált üzletileg kritikus adat. A vállalatok viselkedése a RET és sötét adatok arányának növekedését segítik elő. A cégek nem érték, hanem mennyiség alapján terveznek az adattárolással, az alkalmazottak sincsenek tisztában azzal, hogy az üzleti tárhely nem személyes használatra való. A felhő alapú technológiák gyorsan terjednek, és az a hamis érzetünk keletkezhet, hogy a tárolás ingyen van – holott a szolgáltatásban főleg ezt árazzák be.
És ha mindeddig senki sem győződött meg arról, hogy a RET adatokat érdemes rendszeresen, minősített szolgáltató segítségével törölni, akkor a költséget hozzuk fel utolsó érvként. Az MIT tanulmánya szerint a rossz adatok a vállalat költségvetésének 15-25 százalékát is elvihetik. A Blancco költségkalkulátorával kiszámíthatjuk az általunk tárolt adatmennyiség ismeretében, mennyit spórolhatunk az adatok minősített törlésével. Hogy konkrét példa is legyen: 10 terabájt esetén három évnyi tárolással számolva 1,2 millió forint a megtakarítás
