A cégeknek jó esetben már kidolgoztak szabályzatot az IT vagyon fizikai részének menedzselésére, azonban az adatokról nagyvonalúan megfeledkeznek. Fontos az adatok kezelésével is foglalkoznunk, ha nyugodtan szeretnénk aludni éjjel, ebben automatizmusok is segítenek.
A technológia gyors változása, az eszközök elévülési ideje miatt három-öt évente az irodai munkához használt számítógépeket cseréljük. A régi szerverek, adatrendszerek üzemeltetési költsége egy idő után olyan magas, hogy ha találunk is hozzáértő szakembert, egyszerűbb és kifizetődőbb, ha inkább cseréljük a rendszereket. Az IT rendszerek cseréjére, felújítására menetrendszerűen, szabályzat szerint kerül sor. Az adattörlési szabályzat végrehajtása a fizikai gépek cseréjéhez kötött, az előírások garantálják, hogy minden bizalmas adatot megfelelően eltávolítottak azokról az eszközökről, melyek véglegesen elhagyják cégünket.
A hatékony adatkezelés érdekében szét kellene választani a fizikai eszközök és az adatok menedzselését, és ne ragaszkodjunk a fizikai eszköz és az adat együttes kezeléséhez. A gépek és adatok életciklusa különbözik, nem logikus csak azért egymáshoz kötni őket, mert egymásnak kiegészítői. Az adat nemcsak egy adott eszközön létezik, hanem a felhő technológiának köszönhetően egy olyan gépen is megtalálható, mely kívül esik a vállalat eszközkezelési szabályzatán. Az adat és fizikai hordozójának útja szétváltak.
A gyakorlatban az adat életciklusa sokkal rövidebb vagy sokkal hosszabb, mint az eszköz életciklusa, persze, mindez az adat típusától függ. Amikor összekötjük a két eseményt, akkor rengeteg fejfájást és manuális munkát generálunk IT rendszergazdáink számára.
A hatékony adatmenedzsment, mely az adatok keletkezésétől, azok megtartását és törlését is magába foglalja, átgondolt folyamatokból áll. Olyan alkalmazásokat vonhatunk be az adatok menedzselésébe, melyek precízen végrehajtják az adatmenedzselési szabályzatba leírtakat – automatikusan. Ha tudjuk, hogy mi történik egy panaszos ügyfélemaillel kezdve megérkezésétől és végezve a panaszos ügy lezártáig, ismerjük a kötelező adatmegőrzési periódusokat, automatikus ütemezéssel, adatfertőtlenítéssel biztosíthatjuk, hogy az adatokat kellőképpen megsemmisítettük.
Az automatizmusnak pedig elsőnek értékes munkatársunk örül majd, akinek időt takarítottunk meg, értékteremtő munkát biztosítottunk helyette. Ugyanakkor az esetleges adatvédelmi auditoknak is nyugodt szívvel nézhetünk elébe, hiszen az automatizmusok dokumentáltan biztosítják, hogy az adatokat csak azok lássák, akiknek szánták.